فرمت فایل: پاورپوینت - ppt  

کتاب سبز - قابل ویرایش ) 

تعداد اسلاید : 99
مدیریت زمان هرکه با دم همدم است ، او آدم است اي كه پنجاه رفت و در خوابي مگـــر اين پنج روزه دريابی باد هميشه در سمتي كه ما مي خواهيم نمي وزد، اما بايد بدانيم كه چگونه قايق زمانمان را به هر جا كه بخواهيم رهسپار كنيم. هر كسي كه دو روزش مساوي باشد مغبون است. فرصتها دير به دست مي‌آيند و زود از دست مي‌روند. كسي را كه براي پول كار مي كند استخدام نكنيد.كساني را استخدام كنيد كه در صورت لزوم به ساعتشان نگاه نكنند . ما زمان را تلف نمي كنيم، زمان است كه ما را تلف مي كند. تنها سرمايه‌ي ما وقت است كه اگر رفت بر نمي‌گردد. كساني كه در انتظار زمان بنشينند آن را از دست خواهند داد. زمان همانند يك تير از كمان رها شده است كه هرگز بازنمي‌گردد. زمان را نه مي‌توان خريد، نه مي‌توان ذخيره كرد و نه مي‌توان متوقف ساخت. آگاه باشید که زمان زود دیر می شود .با توجه به پیشرفت تکنولوژی که در کوتاهترین زمان به بیشترین اطلاعات می توان دست یافت بنابراین از دست دادن زمان هزینه جبران ناپذیری را ببار می اورد. از نشانه های اصلی و حتمی انسانهای با فضیلت ،مفاخر و سرشناسان و افراد موفق ،مدیریت زمان در دست انهاست . پیامبر اکرم (ص) فرمودند: فرصت ها به سرعت مانند عبور ابرها می گذرند ،پس فرصت های نیک را غنیمت شمارید . حضرت علی (ع) : المره ابن الساعته ( انسان فرزند لحظه ای است که در آن بسر میبرد ) تقید به نمار اول وقت ، یکی از بهترین شیوه های نظم بخشی به زمان و زندگی است . مديريت زمان کلید طلایی واساسی ترین عامل مدیریت زمان ، هدفداری و نظم است . چرا نیاز به مدیریت زمان داریم ؟ سارقان وقت : سرقت به برداشتن مال غیر بدون اجازه و رضایت صاحبش . اگر وقت طلاست ، طلا سارق دارد پس وقت هم سارق دارد .اگر میگوییم وقت مهمتر از طلاست،پس مراقبت و محافظت از وقت ،حساس تر و دقیق تر خواهد بود . اگر وقت طلای نامریی و بی رنگ است دزدان آن هم معمولا پنهانی ونامریی هستند بنابراین باید دزدان وقت را بشناسیم . تفاوت های فرهنگی و نگرش به زمان نوع نگرش افراد در کشورها و فرهنگهاي مختلف نسبت به زمان متفاوت است.در بعضي از فرهنگها زمان بسيار محدود و بنابراين برنامه ريزي و مديريت زمان اجتناب ناپذير است.اما در مورد کشورهاي کمتر توسعه يافته، زمان قرباني اصلي بي برنامگي هاست.چه بسا افرادي براي خود برنامه ريزي بسيار مدون و منعطفي نيز داشته باشند ،اما بي برنامگي هايي که در جامعه وجود دارد، آنها را از زمان و برنامه زماني عقب مي اندازد. اگر میخواهید از وقت خود به شیوه ای اثربخش بهره ببرید باید نگرشها و عادات خود را بشناسید.شیوه استفاده از زمان به عادتهای ما برمیگردد بنابراین کمی وقت صرف کنید تا بیاموزید چگونه میتوان این عادات را بهبود بخشید. از وقت خود استفاده کنید تا ..... از وقتتان برای کار استفاده کنید ،چرا که کار بهای موفقیت است از وقتتان برای تفکراستفاده کنید،چراکه تفکرسرچشمه قدرت است ازوقتتان برای تفریح استفاده کنید،چراکه تفریح راز جوانی جاودانه است برای مطالعه استفاده کنید ،چرا که مطالعه منبع عقل و دانش است برای دوستی استفاده کنید ؛ چرا که دوستی جاده خوشبختی است برای عشق استفاده کنید ؛ چرا که عشق لذت زندگی است . ابعاد زمان 1- بعد درونی (زمان روانی) : وقت یا به تعبیر مردم کوچه و بازار حوصله.این همان نوع از زمان است که لحظه های نامطلوب بسیار کند می گذرد و در لحظه های مطلوب بسیار تند. 2- بعد بیرونی (زمان تقویمی) : حس حرکتیست که آدمی گذشت آن را در چرخش عقربه های ساعت دنبال میکند. اصول مديريت زمان قانون 20:80 (قانون پارتو) تنها 20% از جمعیت مالک 80% از ثروت ملی هستند تنها 20% از روزنامه در برگیرنده 80% اخبار است تنها 20% از اشتباهات تولید ، موجب 80% درصد از مرجوعات می باشند . تنها 20% از زمان جلسات تولید کننده 80% از تصمیمات می باشد. بنابراین از کل مسائلی که در زندگی با آن روبرو هستیم تنها 20% دارای اهمیت هستند که باید آنها را شناسایی کرد اهداف اگرهدفي براي نشانه روي نداشته باشيد، به جايي نخواهيد رسيد. ! اگر مقصدتان ناکجاآباد باشد ، بطورحتم بدان خواهيد رسيد! اگر اهدافتان روشن نباشد ، باید دوچندان تلاش نمایید. (مارک تواین) موفقیت چیزی نیست جز دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده افرادی که هدف مشخصی ندارند ، بیشتر وقت خود را صرف پاسخگویی به خواسته های دیگران کرده و تحت تاثیر آنان واقع میشوند. نباید از یاد ببریم که دستیابی به موفقیت بصورت تصادفی بسیار نادر است. تا زمان بازنشستگی به چه چيزهايی می خواهم دست يافته باشم؟ چه در آمدی را برای خود در نظر دارم؟ ترجيح می دهم برای خودم کار کنم يا آن که مدير ارشد يک شرکت بزرگ باشم؟ آيا در همين کشور به کار خود ادامه می دهم يا به خارج از کشور خواهم رفت؟ آيا داشتن تحصيلات بالاتر به نفع من است؟ در چه مهارت های کاری بايد پيشرفت کنم؟ کار در کدام صنعت را ترجيح میدهم؟ شغل ايده آل من چيست؟ به کدام يک از سازمان های حرفه ای ملحق شوم؟ سرگرمی ها و علايق خاصی را که مايلم به آن ها بپردازم کدامند؟ چه مکانی را برای زندگی می پسندم؟ آيا لازم است وقت بيشتری را با خانواده بگذرانم؟ مايل هستم به کدام نقاط دنيا سفر کنم؟ آيا بايد زبان جديدی بياموزم؟ آيا بايد رژيم غذايی مناسب تری در پيش بگيرم؟ آيا بايد تناسب اندام خود را بهبود بخشم؟ خانه مورد علاقه من کدام است؟ تعیین الویت ها تجزیه و تحلیل ارزش استفاده از زمان کارهای نوع الف : مهمترین وظایف مدیریت هستند باید توسط فرد مسئول انجام شوند .(قابل واگذاری نیستند )(در هر روز یک و یا دو وظیفه از این نوع در برنامه روزانه گنجانده شود تقریبا سه ساعت ) کارها نوع ب : از وظایف نیمه مهم هستند و می توانند به دیگری محول شوند .(دو یا سه وظیفه در برنامه روزانه گنجانده شود و تقریبا یک ساعت ) کارهای نوع ج : کمترین اهمیت ، اما از نظر کمیت بیشترین حجم کارهای روزانه را به خود اختصاص می دهد مانند : وظایف روزمره ،تشریفات اداری ، تلفن زدن ، پرونده ها و....(میزان تقریبی وقتی که باید برایش گذاشته شود 45 دقیقه می باشد ) رعایت الویت ها جدول الویت بندی فعالیت های هفتگی جدول زمانبندی مديريت زمان خود ـ ارزيابی خود ارزیابی اولیه : عملکرد روزانه شما چگونه است؟ شما چگونه ساعات کاری خود را تقسیم میکنید؟آیا کارهایتان را اولویت بندی میکنید؟آیا ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام میدهید یا کارهای خوشایند؟چرا با اینکه می دانیم اول باید کارهای مهم و فوری را انجام دهیم ، این موضوع را رعایت نمیکنیم؟ انسان از انجام کارهای فکری گریزان است و بیشتر به دنبال انجام دادن کارهای تکراری و اموری که در آنها تجربه دارد ، است شناسایی الگوها با یاری گرفتن از سوالات زیر الگوی رفتاری خود را بیابید و ببینید روی کدام یک از گروهها وقت بیشتری صرف میکنید. 1) آیا کارهایی را انجام می دهم که فرد دیگری باید انجام دهد؟ 2) آیا در فهرستی که تهیه کرده ام الگوی تکراری وجود دارد؟ مثلا اوقات صبح من بیشتر صرف گروه خاصی میشود؟ 3) توزیع کارهای انجام شده در طول روز به چه شکل است؟ 4) آیا اوقاتی وجود دارد که خیلی پرمشغله باشم و دیگران بیکار باشند؟ 5) آیا انجام کارها اغلب بیش از حد تصور من بطول می انجامد؟ 6) ایا برای خلاقیت و نوآوری وقت کافی صرف میکنم؟ تحليل نحوه فعلی صرف زمان پرسشنامه خود ارزیابی چه درصدی از کارهایم از پیش برنامه ریزی شده بود؟ آیا روز کاری ام دارای ساختار درستی بود؟ آیا کارهای برنامه ریزی شده بیش از حد انتظار به طول انجامیده است؟ چرا زمانی طولانی را صرف کارهای بی حاصل کردم؟ چند مورد در کارهایم وقفه ایجاد شد؟ آیا در مورد نحوه گذراندن وقت خود به دیگران حق دخالت میدهم؟ چه زمانی از روز بیشترین بهره وری را دارم؟ آیا بهره وری داشته ام یا فقط خودم را مشغول کرده ام؟ چگونه میتوانم کنترل بیشتری بر وقت خود داشته باشم؟ برای چند درصد از وقت خود میتوانستم برنامه ریزی درستی بعمل آورم؟ کارایی من چه میزان بوده است؟ آیا زمان ما رابا خود برده ؟ ماتریکس نحوه مصرف زمان : حال باید با کمک گرفتن از جدول زمانی ، نقش هر یک از عوامل اتلاف وقت خود را بسنجیم.شناخت مواردی که وقت ما را هدر میدهد ، مرحله عمده ای در جهت پیشرفت بشمار می آید. بدترین نوع هدر دادن وقت این است که : عوامل اتلاف زمان 2- عوامل درونی : تعلل در انجام کارها تخمین های زمانی غیر واقعی ناتوانی در ایجاد تمرکز خوب گوش نکردن به صحبت های دیگران ناتوانی در نه گفتن اتاق کاری شلوغ و نامرتب عدم وجود قاطعیت در انجام کارها ناتوانی در تفویض اختیار انجام چندین فعالیت مختلف بطور همزمان رایج ترین عوامل اتلاف زمان 1- عدم هدفگذاری و برنامه ریزی صحیح و اصولی 2- تماس های تلفنی 3- وقفه های بی مورد در پروژه ها 4- تعلل ها در تصمیم گیری 5- کاغذ بازیهای بی حاصل 6- آشفتگی و موانع کاری 7- واگذاری نامناسب کار 8- ایده آل طلبی 9- جلسات تغيير دادن عادت ها جلوگيري از هدر رفتن زمان تسلط بر مکاتبات اداری مبارزه برای کاهش مکاتبات کاری مکاتبات کم اهمیت پر هزینه است و توجه ما را از کارهای مهم باز میدارد.اگر تمام یادداشتها ، گزارشها ، فکسها ، نامه ها ، مجله ها یا سایر کاغذهای بی مصرفی که روزانه روی میز ما قرار میگیرد را مورد بررسی قرار دهیم ، متوجه خواهیم شد که اکثر آنها اصولا از ابتدا نمیبایست تولید شده باشند. غالبا دیگران را بخاطر ارسال کاغذهای بی اهمیت سرزنش میکنیم اما در اکثر موارد روش کاری خود ماست که موجب انباشته شدن کاغذهای اداری میشود.(چند بار این جملات را به همکاران خود گفته اید : یک نسخه از آن را برای پرونده های من بفرستید ، گزراش این موضوع را برای من بنویسید و ......) پیش از آنکه درخواست ارسال مدرکی را بکنیم ، باید از ضرورت آن مطمئن بشویم.کاغذ باید به عنوان آخرین چاره در نظر گرفته شود. همزمان با کاستن از انبوه کاغذهای وارده باید کاغذهای ارسالی را نیز کاهش دهیم. چک لیست کاهش مکاتبات اداری رسيدگی دقیق به مکاتبات اداری پیامد های یک میز کار آشفته : بایگانی موثر نکاتی جهت مدیریت پرونده ها * استفاده از عناوین ساده برای پرونده ها * تقسیم کردن پرونده های حجیم * جدا کردن پرونده های در دست اقدام از سوابقی که به ندرت مورد استفاده قرار میگیرند. * قرار دادن قفسه پرونده ها در نزدیکی میز کار * جلوگیری از انباشته شدن پرونده ها بر روی میز * بکارگیری یک سیستم طبقه بندی معتبر * پاکسازی پرونده ها بطور مرتب برنامه ریزی « اگر9ساعت براي قطع درختي وقت داشتم ,6 ساعت آن را صرف تيز کردن تبر خود مي کردم. » ابراهام لينکلن برنامه ریزی یعنی تفکر منظم در مورد آینده کافیست فقط يك ساعت از 24 ساعت روزتان را وقف خودتان كنید تا 23 ساعت باقي‌مانده تحت فرمان شما قرار گيرد. یکی از مهمترین مهارتهای مدیریت زمان بشمار می آید. برنامه ریزی به معنای آمادگی جهت تحقق اهداف است و راهی جهت نجات دادن و ذخیره سازی وقت بشمار می اید. 8 دقیقه امادگی برای هر روز کاری و ثبات قدم بر روی برنامه ها می تواند در نهایت 1 ساعت زمان ذخیره شده در پی داشته باشد. زماني که صرف برنامه ريزي مي کنيد،به هدر نمي رود بلکه در دراز مدت موجب صرفه جويي در وقت مي شود. برنامه ريزی برنامه ريزی طرح های عملی تکنیک هایی برای کنترل زمان در محیط کار به اجرا درآوردن برنامه های روزانه با استفاده از انواع فهرست ها ، دفترچه های قرار ملاقات و سررسیدها . برنامه های روزانه هشت مرحله برای کارآيی طرح های روزانه 2-توجه به چرخه نیروی ذهنی – بدنی (ساعت بیولوژیک – بیوریتم ) هر فردی از لحاظ توان فکری و بدنی دارای یک ریتم خاصی است برای مثال در ساعاتی از روز در اوج توان فکری و بدنی بوده و در ساعاتی دیگر از کمترین کارآیی ممکن برخودار است. گرچه تفاوتهایی در بین افراد به خاطر گوناگونی در عادات تغذیه و مسائل شخصیتی وجود دارد ولی بطور کلی میتوان گفت : بالاترین سطح فعالیت معمولا در صبح رخ می دهد.این سطح از فعالیت مجددا در باقی روز بدست نخواهد آمد. بعد از ظهر و بطور مشخص بعد از ناهار ، دوره عدم فعالیت و رکود شروع میشود. بعد از دومین وضعیت فعالیت سطح بالا در غروب ، منحنی بطور پیوسته سقوط می کند تا اینکه در چند ساعت بعد از نیمه شب به پایین ترین نقطه آن می رسد. همه ما باید از پس این نوسانات در فعالیتهای شخصی برآییم.مهم آن است که آهنگ نوسانات و تغییرات روزانه خودتان را معلوم کنید تا بتوانید برنامه های پیچیده و دشوار (نوع الف) را برای نقطه اوج صبح تنظیم نمایید.در طی زمانی که فعالیت رو به کاهش می گذارد ، شما نباید بر خلاف آهنگ بیولوژیک خودتان کاری انجام دهید بلکه سعی کنید تا تمدد اعصاب یافته و از این وضعیت برای تماسهای اجتماعی و کارهای روزمره استفاده کنید(وظایف نوع ج).یکبار دیگر در اواخر بعد از ظهر وقتی که منحنی فعالیت افزایش میابد ، میتوانید کار روی وظایف مهم را از سر بگیرید.(وظایف نوع ب) پس سعی کنید با ریتم بدن خود آشنا شوید. روش انجام کار : برای چند روز میزان خستگی یا سر حال بودنتان را در هر ساعت یادداشت نموده و نمودار بیوریتم خود را ترسیم نمایید. حال بهتر است از این پس زمان بندی انجام کارهای خود را بر اساس بیوریتم انجام دهید.بدین مفهوم که کارهای مهم و فوری در نقطه اوج صبح ، فعالیتهای مهم غیر فوری در نقطه اوج بعد از ظهر و کارهای غیر مهم و غیرفوری در نقاط افت انجام گیرند. مدیریت جلسات اغلب مدیران حدودا 30 الی 50 درصد زندگی کاری خود را در جلسات بسر می برند. فوائد تشکیل جلسه: *انتقال اطلاعات و دریافت بازخوردها *تولید عقاید جدید *ایجاد توافق نظر در مورد بعضی تصمیمات یا اقدامات *استفاده از نظرات کارشناسان مختلف برای حل مشکلات تمرکز روی بهره وری و کیفیت باشد . فهرستی از الویت بندی شده کارها تعیین کنید و بهره وری آنها را مشخص کنید در اجرای کارها سرعت را تنظیم کنید هدف از تشکیل جلسات را به وضوح مشخص کنید دستور کار باید مختصر و واضح بوده و مشخص باشد . وظايف رئيس جلسه پيش از آغاز آن وظایف شرکت کنندگان پيش از تشکيل جلسات وظایف رئيس جلسه در حین جلسه وظایف شرکت کنندگان در حین جلسه عوامل مخرب در طول جلسات وظايف رئيس جلسه پس از خاتمه آن چرا جلسات درست پيش نمی رود؟ وظايف شرکت کنندگان پس از خاتمه جلسه افرادی که دیر به جلسه می آیند راه حل های کوتاه کردن جلسات طولانی ساعت مچی خود را روی ساعتی که جلسه باید پایان پذیرد تنظیم نموده ،تا هشداری برای شرکت کنندگان باشد پایان دادن به بحث های طولانی با متوقف کردن آن اگر در طول جلسه بحث و جدل شد باید به انها گفته شود تا ادامه بحث خود را به خارج جلسه ببرند مهار تماسهای تلفنی دام تلفن تلفن های بيهوده تلفن هايی که از بيرون زده می شود تلفن هايی که به بيرون زده می شود دام تلفن تلفن های بيهوده فنون مديريت تلفن هايی که از بيرون زده می شود چک لیست ارزیابی تلفن هایی که از بیرون زده می شود تلفن هايی که به بيرون زده می شود تفویض اختیار قواعد تفویض اختیار : مزیت ها : موانع تفویض اختیار : روش های ديگر مديريت زمان قانون KISS (رعایت فشردگی و سادگی) این قانون باید در تمام کارهایی که انجام میدهیم رعایت شود.اگر برای حل موضوعی یک تلفن کوتاه کافی باشد ، تشکیل یک جلسه اتلاف وقت خواهد بود.نوشتن یک گزارش ده صفحه ای در حالیکه فقط دو صفحه کافی است ، کار بیهوده ای محسوب میشود. اگر فردی را چندین بار در روز ببینیم دیگر نیازی به فرستادن یادداشت برای او نیست. برنامه ریزی برای مطالعه موثر : نوشتن اثر بخش انجام کار بیشتر در زمان کمتر : مراقب باشید حساب کارهای دفتری از دستتان در نرود .  نامه های خود را دسته بندی کنید .  پرونده های خود را سازماندهی کنید .  از دفترچه تلفن خود خردمندانه بهره گیرید .  حساب دارایی تان را داشته باشید . توصیه هایی جهت ارتقای مهارت در مدیریت زمان : خوشبختی ما در سه جمله است : تجربه از دیروز، استفاده از امروز، امید به فردا پس از فهرست و الویت بندی کارها، برای هر یک از آنها ضرب العجل زمانی منظور کنید . سررسیدی زیبا انتخاب کنید تا از نوشتن در آن احساس لذت کنید . هر روز کاری را با کارهای مهم شروع کنید . همیشه از خود بپرسید هم اکنون بهترین کاربرد وقتتان چیست ؟ راههای زنده نمودن اوقات مرده را یاد بگیرید . کارهای قابل واگذاری را مشخص و به دیگران تفویض نمائید . کارهای زیاد را همزمان با هم شروع نکنید . امروز همان دیروزی است که فردا میگویی : یادش بخیر همواره فعالیت ها و تکالیف روز بعد خود را از شب قبل برنامه ریزی کنید و کارهایی که باید به انجام رسانید را روی کاغذ مشخص نمائید . همیشه کارهای دشوار و پردغدغه را زودتر از بقیه و یا در بهترین شرایط جسمی و روحی انجام دهید. زیرا کارهای سبک را درهنگام خستگی نیز می توان انجام داد . به دیگران قول دهید 100 درصد کار را تا تاریخ معین به اتمام می رسانید. قول دادن به دیگران در شما انگیزه ایجاد می کند . هر کاری را که انجام می دهید وقتتان را می فروشید آنرا ارزان نفروشید . از آهسته رفتن مترس و از ایستادن بترس پیروزی = خواستن + استمرار + تلاش + توکل الهی جمع بندی و نتيجه‌گيری

قسمتی از متن بالا پروژه میباشد که به صورت نمونه ، بعد از پرداخت آنلاین در جزوه باز آنی فایل را دانلود نمایید .

  

 « پرداخت آنلاین و دانلود در قسمت پایین »